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Amparada na Instrução Normativa Nº 102 do Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), a autenticação de microfichas geradas pelo sistema COM em substituição ao registro encadernado do Livro Diário, é padrão em empresas de diversos setores, interessadas em economizar espaço, tempo e dinheiro.
Ao microfilmar os livros contábeis, cujo período de guarda legal é de cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espaço físico ocupado pelas encadernações, ganham agilidade na consulta aos dados e têm facilidade para duplicá-los, por segurança ou necessidade de acesso, sem risco de alteração ou perda das informações originais. Com a microfilmagem, eliminam-se custos de impressora, tonner e papel e reduz-se o tempo gasto na encadernação dos livros e sua assinatura pelos responsáveis. Na microfilmagem pelo sistema COM, o mesmo arquivo em formato spool que alimenta as impressoras é usado para registrar os dados em microfichas, respeitando o formato original e permitindo a inclusão automática das assinaturas em todas as páginas exigidas por lei. Um
Livro Diário de 500 páginas, por exemplo, gera menos de 3 microfichas
originais de 175 páginas cada, e suas respectivas cópias tarjadas
para autenticação na Junta Comercial
A integração com o sistema COLD, para gravação simultânea dos dados em discos ópticos, viabiliza o acesso às informações também em computador, permitindo consultas mais rápidas sem risco de adulteração da informação original e possibilitando o armazenamento das microfichas originais fora da área nobre das empresas, a baixo custo por metro quadrado. |
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