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Quando se tratar de uma coleção de microfichas de um mesmo fim, os Termos de Abertura e Encerramento dos Livros Diário e Razão devem situar-se, respectivamente, no primeiro fotograma da primeira microficha e no último fotograma da última microficha, nos termos da Instrução Normativa Nº 107. TERMO DE ABERTURA
O Termo de Abertura para a microficha segue o mesmo padrão utilizado nos Livros de Escrituração Mercantil, apenas acrescentando-se o total de microfichas emitidas para a confecção do Diário. Para calcular este número basta dividir o nº de paginas do diário por 175, isto considerando os termos de abertura e encerramento.
I
- O nº de linhas por página é limitado para reserva de espaço
destinado a inserção de assinaturas em todas as páginas. EXEMPLOS: 1.
Termo de Abertura e Encerramento na mesma microficha
2.
Termo de abertura na 1ª Microficha e termo de Encerramento na 2ª Microficha.
3.
Termo de Abertura na 1ª Microficha e Termo de Encerramento na Enésima
Microficha. MODELOS:
Os
Termos de Abertura e Encerramento devem ser criados de preferência junto
com o relatório, sendo tratados como um único arquivo, no qual o Termo
de Abertura é a primeira página do arquivo e o encerramento a última.
Havendo dificuldade técnica para tal, pode-se gravar os termos de Abertura
e Encerramento separados do relatório, sendo cada termo considerado
um arquivo distinto. Após
a microfilmagem dos originais, por medida de segurança e garantia
técnica, deve ser feito um jogo de cópias nas quais será aplicada
a tarja para autenticação, guardando-se os originais
como arquivo de segurança. Tal precaução é fundamental pois
pode haver reação da tinta sobre a emulsão do filme prata, que constitui
a base do filme original, a partir do qual podem ser feitas n cópias.
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