Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED ou em bancos de imagens.

O processo de digitalização de documentos de tamanhos A0, A1, A2, A3 e A4 permite converter em formatos PDF, TIFF ou JPEG, o mesmo processo também é aplicado na digitalização de microfilmes, microfichas e jaquetas.

A digitalização de documentos vem como um recurso importante na estratégia para a TI porque ela organiza seu banco de dados e oferece um maior controle sobre as informações. Além de um documento digitalizado ajudar a preservar as informações, ele ainda facilita a busca por arquivos importantes através de chaves de indexação.

Os arquivos digitais estando devidamente organizados e indexados, favorecem o aumento da produtividade de pesquisas auxiliando a conclusão de processos dentro das empresas.

A importância de ter seu arquivo digitalizado, se estende a ganhos de otimização de espaço utilizados para o arquivamento de papéis, organização do ambiente, segurança e custo.